VISIE EN TIPS Posts

Optimaliseer je je operatie of hou je lekker alles bij het oude?

Je bent in de laatste stap van het continue plan-do-check-act-proces aanbeland. In de eerste fase heb je verzonnen wat je gaat doen. Daarna ben je gaan rijden en heb je pakketjes afgeleverd. In de check-fase heb je op basis van verzamelde data gecontroleerd of de zaken ook gegaan zijn zoals je had gepland zodat je nog beter kunt gaan plannen voor de volgende keer. Nu ga je acteren op basis van die verzamelde informatie.

Aanvaard je de consequenties of niet?

In de check-fase ben je er, op basis van de verzamelde informatie, waarschijnlijk achter gekomen dat er een probleem is, of op z’n minst dat er verbeteringen mogelijk zijn. Je operatie aanpassen is niet altijd waar je op zit te wachten. Nu kun je twee dingen doen. Je kunt het probleem negeren en de software zodanig inzetten dat je om het probleem heen werkt. Dan laat je de huidige operatie leidend zijn. Lijkt de makkelijkste weg, maar je beperkt daarmee ook de winst die je uit de software kunt halen. Of je aanvaardt de consequenties en gaat er vol overtuiging mee aan de slag.

Als je blijft doen wat je altijd deed…

Stel: je hebt tien chauffeurs en die rijden ieder hun eigen rondje. Gaat al jaren goed! Toch is er dikke kans dat als je die informatie in RoutiGo invoert, er nieuwe, andere rondjes uitkomen. De consequentie daarvan kan zijn dat Henk op de verkeerde bel drukt en Fatima de krat fruit op de verkeerde plek neerzet. Vervelend. Nu kun je ervoor kiezen om elke chauffeur toch z’n oorspronkelijke rondje te laten rijden. Na mogelijk enige optimalisatie van de volgorde in de route, ga je dus handmatig ingrijpen en drukt Henk weer op de goede bel en zet Fatima de krat weer op de goede plek. Zo blijf je lekker doen wat je altijd al deed.

Of maak je een professionaliseringsslag?

Je kunt ook doen zoals Fruitzaken. Zij gingen met de inzichten aan de slag en besloten een professionaliseringsslag in hun operatie te maken. De eerste dag dat hun chauffeurs met RoutiGo de weg op gingen wisten de denkbeeldige Henk en Fatima ook niet meer goed waar ze moesten aanbellen en waar ze die ene specifieke krat moesten neerzetten. Maar die informatie kun je in de app kwijt: waar moet je aanbellen, naar wie moet je vragen, waar moet in dat ene gebouw de krat komen te staan? Zo kunnen je chauffeurs hun werk altijd op de juiste manier doen, ongeacht wie welke route rijdt. Toch maakten hun vijf chauffeurs na optimalisatie nog steeds te lange dagen. Ze waren niet om vier uur binnen maar stonden om zes uur nog steeds gefrustreerd in de file. De planner heeft RoutiGo toen laten berekenen wat er zou gebeuren als ze er een extra auto bij zetten. Wat bleek: als er een extra auto met chauffeur bij zou komen zouden de chauffeurs om drie uur binnen zijn. Dat scheelt Fruitzaken heel wat dure overuren en hun chauffeurs hoeven niet gefrustreerd stil te staan in de file. Die extra auto betaalde zich vanzelf terug.

Sta jezelf toe de vruchten te plukken

Je moet jezelf dus wel toestaan de vruchten te plukken. Als je de consequenties van je inzichten niet durft te aanvaarden betaal je én geld voor een softwaretool, én voor te veel auto’s en overuren én heb je gedonder met je chauffeurs. Ben je vooruitstrevend en durf je de uitdaging aan te gaan? Of ben je conservatief, en zeg je: ‘leuk en aardig maar ik geloof er niet in en blijf lekker bij het oude’? Natuurlijk is het vaak onzeker wat er gaat gebeuren, maar als je vol overtuiging met je inzichten aan de slag gaat, maak je impact, verbeter je je operatie en stimuleer je de groei van je bedrijf. Onze ervaring is dat de bedrijven die hard groeien precies die bedrijven zijn die de inzichten echt gebruiken om de kern van operatie aan te passen. Vandaag zien ze dat het anders moet, morgen doen ze het anders, overmorgen plukken ze daar de vruchten van en over drie weken zetten ze er een auto bij. Dat is wat wij acteren noemen!

Meer weten?

De cyclus is rond en je wilt aan de slag. Over twee weken vatten we het proces nog even samen. Snap je het inmiddels wel en heb je helemaal geen zin om op ons te gaan zitten wachten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via het contactformulier of bel ons op 030 – 7600 018.

Check, check, double check!

In stap 1 heb je bedacht wat je gaat doen. Je bent gaan plannen, ook wel bekend als improviseren 2.0. In de volgende stap ben je gaan doen: je bent op pad gegaan met een mooi to-do-lijstje in de virtuele hand. Nu is het tijd voor de volgende fase in het plan-do-check-act-proces: checken of de zaken zijn gegaan zoals je ze had gepland. Maar let op! Verkeerde conclusies liggen op de loer.

Old skool data verzamelen

Vroeger deden we analyses op basis van aannames. We besloten van tevoren wat de KPI’s waren waarover we data wilden verzamelen. Daar zetten we een student met een turflijstje op of gingen we die data op een andere manier verzamelen. Zaken als de gereden route en het tijdstip van afleveren werd netjes op papier bijgehouden en – sinds 1985 – misschien wel overgeklopt in Excel.

Zet je traditionele oogkleppen af

Traditioneel gezien doe je analyses op basis van aannames. We besloten van tevoren wat de KPI’s waren waarover we data wilden verzamelen. Daar zetten we een student met een turflijstje op of gingen we die data op een andere manier verzamelen. Vandaag de dag halen we zoveel meer data op, die student met dat lijstje of ander papierwerk is niet meer nodig. Wij geloven dat we daardoor ook anders moeten gaan analyseren: kijk naar je data en trek daaruit conclusies die je van tevoren niet had kunnen verzinnen. Zo blijkt Google de allerbeste voorspeller van epidemieën op basis van wat mensen inkloppen. Dat heeft natuurlijk niemand bedacht toen ze Google ontwikkelden, daar is men bij toeval tegenaan gelopen. Laat dus je data spreken en zet je traditionele oogkleppen af. Natuurlijk zijn er nog steeds standaard KPI’s die handig zijn om te bekijken. Maar kijk vooral ook naar dat wat je nog niet wist, maar wel voordeel op gaat leveren. Het probleem is wel dat je niet weet wat je gaat vinden en ook zomaar heel verkeerde conclusies kan trekken.

Die planning van jullie, die klopt van geen kanten

Onlangs hebben studenten van de Hogeschool in Rotterdam RoutiGo getest met elektrische auto’s. Een van hun conclusies was dat de geplande aankomsttijden niet klopten. Wij zijn daar natuurlijk direct ingedoken. Wat bleek? Ze hadden bij de planning ingegeven dat ze om half 10 zouden gaan rijden. In werkelijkheid waren ze om half 11 vertrokken. Dan kloppen uiteraard de geplande aankomsttijden niet. Met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid durven wij te zeggen dat het verschil om en nabij een uur zal zijn geweest.

Getallen vertellen niet altijd het hele verhaal

Dit voorval toont aan hoe makkelijk het is om verkeerde conclusies te trekken. Als je gaat checken, check je de kwaliteit van je operatie en niet de kwaliteit van het systeem. Dat wordt in de praktijk nogal eens verward. Je hebt het systeem gebruikt als ondersteuning van je operatie, nu is het tijd om naar de rapportages te kijken en daar je conclusies uit te trekken. Betrek daar vooral je bezorgers bij! De getallen lijken je misschien te vertellen dat bezorger x het niet zo goed doet. Uit de rapportages blijkt bijvoorbeeld dat hij een verkeerde volgorde heeft gereden. Ga dan het gesprek aan. Misschien blijkt dat je bezorger wist dat iemand op een bepaald tijdstip niet thuis zou zijn. In plaats van naar een dichte deur rijden, heeft hij daarom de volgorde van zijn route aangepast. Slim.

Hoe verder van de werkvloer, hoe minder verstand van zaken

Kijk dus door de data heen, anders liggen verkeerde conclusies op de loer. Je maakt het systeem ook slimmer door de ervaringen van je koeriers erin mee te nemen. Wij geloven dat hoe verder je van de werkvloer afstaat, hoe minder verstand van zaken je hebt. Als je probeert te snappen wat al die verzamelde data nou echt betekent, doe je dat dus samen met je chauffeurs, die weten het wel. Zolang we nog niet gaan bezorgen met drones tenminste…

Meer weten?

Over twee weken zoomen we in op de volgende fase: act. Je hebt verzonnen wat je gaat doen, je bent gaan rijden en hebt pakketjes afgeleverd, en ondertussen heb je data verzameld zodat je nu nog beter kunt gaan plannen voor de volgende keer. Hou je het niet meer en wil je nu al meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op via het contactformulier of bel ons op 030 – 7600 018.

Op pad? Vergeet dit to-do-lijstje niet!

In onze vorige blog zoomden we in op de plan-fase van het plan-do-check-act-proces. In de do-fase is het tijd om – je raadt het al – te gaan doen. Stuur je mensen op pad. Laat ze rijden, laat ze pakjes afleveren en data ophalen. Dit to-do-lijstje helpt je chauffeurs – en daarmee jou – op weg.

1. Ga doen

Stap in, ga rijden. Het heet niet voor niets de do-fase. Dus.

2. Leg vast

Leg vast wat je doet en doe dat wel op zo’n manier dat je later nog iets met die data kunt doen. Daarover in een latere blog meer.

3. Laat los

Vorige week waren we bij een nieuwe vestiging van een groot, gerenommeerd logistiek bedrijf. Die vestiging wordt helemaal top-down opgetuigd. Alles is superstrak georganiseerd; iedereen weet precies wat er gedaan moet worden, wanneer en in welke volgorde. Operational excellence to the max! Vinden zij. Vinden wij niet. Het voelt alsof je van Google een pull-down-menu maakt. Zo hou je alles lekker onder controle. Hou op met die pull-down-menuutjes! Waarom? Lees verder…

4. Versla het systeem

Geef je chauffeurs de vrijheid om beter te worden dan het systeem. Om goede voeling met onze markt te houden, gaan we regelmatig op pad met koeriers. Zo zat ik een tijd geleden bij een – op z’n zachtst gezegd – dwarse chauffeur in de auto. Hij vond het maar helemaal niks dat de volgorde van zijn route vastlag. Hij ging experimenteren, probeerde het systeem te verslaan. En dat ging hem behoorlijk goed af!

5. Versla jezelf

Laat je mensen zichzelf verbeteren. In games en sportapps gaat het er niet alleen maar om een ander te verslaan, het gaat er ook om hoe goed je het doet ten opzichte van jezelf. Kijk bijvoorbeeld naar sportapps. (Of als je niet van sport houdt, kijk dan naar Red Dead Redemption. Versie 2, dat wel.) Mensen zichzelf laten verbeteren werkt ook motiverender. Als je een ander moet verslaan, zijn er duizend redenen waarom een ander beter scoort. Als je jezelf moet verslaan, dan zijn die redenen er niet. Ook dit is weer net als met Google. Hoe vaker je googlet, hoe beter je snapt welke termen je moet gebruiken om betere resultaten te krijgen. Laat je koeriers de strijd met zichzelf aangaan en ze worden de beste versie van zichzelf.

6. Improviseer

Plannen is dynamisch en die dynamiek komt tot uiting in de do-fase. In onze vorige blog zeiden we het al. Als je niet plant, ben je aan het aanklooien. Als je wel plant en je moet je planning aanpassen, dan ben je aan het improviseren. Ben je onderweg, dan moet je dingen bijsturen. Is het eenmalig, laat het zo. Wordt het structureel, dan moet je iets oplossen. Lees nog even punt 2: om te weten of het structureel is, moet je wel eerst vastleggen.

7. Communiceer

Elke wedstrijd is weer anders. Dat is niet erg, die informatie kun je weer gebruiken bij de volgende planning. Want écht plannen doe je op basis van kennis, van feiten en ervaringen die je hebt vastgelegd. Maar speel in op die veranderingen. Als je een tijdslot niet kunt halen, communiceer daar dan over. Laat weten dat je later bent, en bij voorkeur waarom. Lekke band, vrouw die aan het bevallen is of sta je in de file? Laat het weten. Grote kans dat je klant het begrijpt.

8. Maak een keuze

Nu is de keuze aan jou: stap uit of schrijf je uit.

Stap uit je auto en uit je vastgeroeste patronen. Ga terug naar start en probeer het morgen nog een keer. Elke dag komen jij en je chauffeurs iets beter beslagen ten ijs.

Vind je dit verhaal helemaal niks en droom je al jaren van Google met een pull-down-menu? Hou je van een planning waarbij iedereen precies weet wat er gedaan moet worden, wanneer en in welke volgorde maar vooral niet waarom? Schrijf je dan snel uit voor onze blogs. Dan zullen we je nooit meer vervelen met onze verhalen.

Blijf je nog even hangen?

Fijn! Over een paar weken zoomen we in op de check-fase. Wil je nu al meer weten zodat je rustig de kerstdagen door kunt komen? Neem vrijblijvend contact met ons op via het contactformulier of bel ons op 030 – 7600 018. In de tussentijd is ons advies: vertrouw op je mensen. Niemand gaat ergens in dienst om er een zooitje van te maken. Iedereen wil de beste versie van zichzelf worden. Geef ze dat vertrouwen.

Aanklooien of improviseren? That’s the question.

Onze vorige blog ging over het belang van het continu doorlopen van het plan-do-check-act-proces. Verzin wat je gaat doen, ga het doen, check vervolgens of het ook zo gegaan is als je had gepland, en zo niet: pas je plan aan. In deze blog zoomen we in op het eerste deel van dit proces: plannen. Ook wel bekend als improviseren 2.0.

RoutiGo mailen

info@routigo.com